Fonctionnalités de ClientZen : CRM, devis, factures, paiements et gestion

Clients et prospects

• Fiches entreprises et particuliers, contacts multiples, adresses, étiquettes
• Champs personnalisés typés, pièces jointes privées
• Historique des interactions, journal des consentements
• Bouton « Appeler » depuis la fiche et journal des appels (résultat, durée, rappel)
• Détection de doublons (SIREN, e-mail, nom) et fusion contrôlée
• Import CSV simulé ligne à ligne avant exécution, export sécurisé

Pipeline commercial

• Kanban avec étapes et probabilités, déplacement au clavier
• Prévisionnel pondéré (montant × probabilité)
• Tâches et rappels rattachés aux opportunités et aux clients

Devis

• Catalogue de produits et services : unités, tarifs à six décimales, règles de TVA datées
• Lignes, sections, options, remises, acompte, validité, conditions
• Numérotation DEV-AAAA-NNNN, PDF figé à chaque transmission
• Acceptation en ligne horodatée avec dossier de preuve (bon pour accord)
• Validation interne au-delà d'un seuil, avenants, relance avant expiration
• Transformation en facture d'acompte, de solde ou finale

Propositions commerciales

• Document interactif en ligne : sections, planning, FAQ, options au choix
• Totaux recalculés côté serveur selon les options retenues
• Questions du client et réponses de l'équipe sur la page
• Bon pour accord avec preuve, conversion en devis
• Brouillon rédigé par l'assistant IA (jamais de prix inventé)

Rendez-vous en ligne

• Mini-site de réservation et widget à poser sur votre site, disponibilité calculée par le serveur
• Services, intervenants, salles, plages horaires, indisponibilités, capacité par créneau
• Acompte facturé avant confirmation, rappels e-mail et SMS, invitation d'agenda (ICS)
• Agenda Google synchronisé dans les deux sens ; lien de visioconférence quand le service est à distance
• Vos clients réservent, déplacent, annulent et règlent l'acompte depuis leur espace client, sans ressaisir leurs coordonnées
• Profil thérapeute ou praticien : suivi d'accompagnement sur la fiche et forfaits de séances décomptés à chaque séance réalisée

Signature électronique

• Un devis ou une proposition transmis partent à signer chez un prestataire de confiance (eIDAS)
• C'est la version figée qui est signée ; document signé et dossier de preuve archivés
• Le niveau — simple, avancé ou qualifié — est délivré par le prestataire, jamais par nous selon votre contrat avec le prestataire
• Sans prestataire raccordé, le « bon pour accord » du portail reste la voie ordinaire

Projets

• Le fil entre un client, ses devis, ses factures et le temps passé
• Budget, part déjà facturée, heures déclarées en journal (correction par contre-saisie)
• Rentabilité calculée sur des pièces réelles ; sans taux horaire de coût saisi, la marge n'est pas affichée plutôt que fausse

Stock et inventaire

• Quantités déduites des pièces réelles : factures, avoirs, tickets de caisse, réceptions d'achat
• Suivi activé produit par produit, mouvements en ajout seul, seuils d'alerte
• Inventaire daté et figé avec empreinte ; un écart doit être motivé pour être clos
• Valorisation au coût moyen pondéré document de travail, à faire revoir par votre expert-comptable

Gestion des tâches

• Toutes les tâches de l'équipe au même endroit : celles que vous créez, et celles qu'apportent une relance, une automatisation ou la prospection
• Liste filtrable, Kanban aux colonnes personnalisables, calendrier des échéances
• Sous-tâches, checklists, pièces jointes, commentaires avec mentions notifiées
• Tâches récurrentes et modèles réutilisables
• Minuteur qui alimente directement le temps passé du projet

Catalogue pour tout type de produit

• Produits, prestations, déclinaisons (taille, couleur, contenance…) avec prix, référence, code et stock propres à chacune
• Kits et lots composés : un prix de vente, des composants qui sortent du stock
• Produits téléchargeables : lien envoyé au client dès que sa facture est réglée, limité en durée et en nombre
• Denrées à DLC ou DDM suivies par lot : le lot le plus proche de sa date sort en premier, un lot à DLC dépassée n'est jamais vendu, retrait de lot avec la liste des clients servis
• Codes EAN vérifiés, lecture à la douchette en caisse, planches d'étiquettes avec prix et code-barres, photos des produits

Simulateur de prix et coût de revient

• Prix de vente depuis un coût : taux de marge, taux de marque et coefficient affichés côte à côte — une marge de 50 % n'est pas une marque de 50 %
• Prix au litre, au kilo, au m² ou à la pièce pour comparer des conditionnements
• HT ↔ TTC, remises en cascade, seuil de rentabilité et point mort
• Fiches de coût de revient : matières, main-d'œuvre, frais, quote-part de frais généraux et pertes, prix conseillé et comparaison à votre catalogue
• Calcul en décimal exact ; la fiche ne modifie jamais un prix d'elle-même : vous appliquez, et c'est journalisé

Maintenance et réparations

• À l'atelier comme sur site : dossier d'intervention avec diagnostic, pièces et main d'œuvre
• Parc du client par numéro de série, avec tout l'historique de l'appareil — une panne qui revient se voit
• Contrats : forfait périodique, hors-forfait facturé à l'acte, crédit d'heures prépayé
• Bon de dépôt et de restitution figés, avec empreinte ; le code de déverrouillage est chiffré puis effacé au retour
• Une pièce posée sort du stock une seule fois ; ce qui est couvert par le contrat n'est pas refacturé
• Délais d'engagement mesurés sur ce qui s'est réellement passé, jamais promis par le logiciel

Événements et billetterie

• Une ou plusieurs séances, capacité tenue au billet près
• Inscription gratuite ou billets payants à plusieurs tarifs, payés en ligne et facturés au paiement
• Page publique et widget pour votre site, billets PDF avec QR code par e-mail

Veille des marchés publics

• Veilles par mots-clés et départements sur le BOAMP, deux fois par jour
• Avis à examiner, à retenir ou à écarter avec un motif
• Un avis retenu devient une opportunité, avec l'acheteur et la date limite de réponse

Flotte de véhicules

• Véhicules de l'entreprise et véhicules personnels de l'équipe
• Relevés du compteur, contrôle technique, assurance, entretien et fin de location rappelés à temps
• Indemnités kilométriques calculées selon le véhicule personnel choisi

Congés et feuilles de temps

• Demandes d'absence validées par un responsable, soldes de congés et de RTT
• Acquisition automatique des congés payés, jours fériés et samedis comptés
• Feuille de temps hebdomadaire comparée au contrat, figée à la validation

Commissions des commerciaux

• Objectif mensuel et commission sur le HT encaissé de chaque commercial
• Taux de base, paliers au-delà de l'objectif, taux par catégorie ou article, prime à l'objectif
• Chacun voit ses chiffres ; classement et relevés scellés pour les responsables

Tarifs clients

• Remises et prix négociés par groupe de clients ou par client
• Paliers de quantité, appliqués d'office dans les devis, les factures et en caisse
• Prix du catalogue conservé, remise visible sur la ligne

Apporteurs d'affaires

• Commission née d'un encaissement, jamais d'une facture émise, et reprise si l'argent repart
• Règle figée au rattachement : la renégocier n'altère aucune commission acquise
• Relevés de période scellés par une empreinte, réglés par la facture de l'apporteur

Factures et avoirs

• Numérotation chronologique verrouillée par société et par série
• Facture figée à l'émission : ni modifiable ni supprimable, correction par avoir lié
• Mentions obligatoires générées avec leur source légale
• Acompte, solde, pro forma distincte, factures récurrentes
• Archivage 10 ans avec empreinte SHA-256, envoi au client en un clic

Abonnements clients

• Vendez vos propres formules d'abonnement : prix au mois, au trimestre ou à l'année
• Essai gratuit, frais de mise en service, engagement minimal
• Une facture émise et envoyée à chaque période, avec son lien de paiement en ligne
• Changement de formule et résiliation en fin de période ou immédiatement au prorata (complément facturé ou avoir), selon la formule
• Prix figé à la souscription : modifier une formule ne change rien pour vos abonnés

TVA

• Traitement proposé à partir d'attributs explicites : client assujetti, pays, n° TVA vérifié VIES, nature
• Franchise en base, intracommunautaire, export, autoliquidation
• Cohérence contrôlée à l'émission, taux figés dans le document

Devises étrangères

• Devis et factures en devise, cours de référence de la BCE relevé chaque jour ouvré
• Cours figé sur le document avec sa date et sa source, contre-valeur en euros imprimée
• Écart de change constaté au règlement en gain ou perte, sans jamais retoucher la facture
• Une facture portant de la TVA française reste en euros : nous refusons plutôt que d'inventer un taux de conversion fiscal

Facturation électronique

• Factur-X (XML EN 16931 + PDF/A-3) généré et validé par schéma pour chaque facture
• Nouvelles mentions : SIREN client, nature des opérations, adresse de livraison, TVA sur les débits
• Raccordement à Super PDP, plateforme agréée : dépôt, statuts, réception des factures fournisseurs, annuaire, e-reporting
• Autre plateforme de la liste officielle : votre choix est conservé

Micro-entrepreneur

• Mention EI, franchise 293 B avec la mention exacte
• Cotisations estimées sur le CA encaissé (ACRE, versement libératoire, CFP, taxe consulaire, DROM)
• Seuils micro et TVA avec alertes, sortie de franchise accompagnée
• Déclarations Urssaf consignées, récapitulatif 2042-C-PRO

Paiement en ligne

• Stripe, PayPal, Mollie, SumUp, GoCardless : carte et prélèvement SEPA ; Fintecture et Bridge : virement initié depuis la banque du client — vos identifiants, vos comptes, aucun transit de fonds par l'éditeur
• Paiement depuis l'espace client : facture entière, solde de plusieurs factures, échéance d'un échéancier amiable, ou carte cadeau
• Facture marquée payée uniquement après confirmation vérifiée du prestataire
• Virement toujours disponible : IBAN et référence sur le portail

Encaissements

• Journal en ajout seul, paiements partiels, trop-perçus explicites, remboursements
• Règlements saisis : virement, chèque, espèces, carte, prélèvement, carte cadeau ; virements et chèques déclarés avec justificatif et validation par un tiers
• Import de relevés bancaires (CSV, OFX, CAMT.053) et rapprochement suggéré, jamais automatique

Relances

• Séquences configurables : e-mail, SMS, les deux ou tâche téléphonique
• Conditions de montant par étape, espacement, envoi automatique ou manuel
• Balance âgée, journaux de ventes et d'encaissements pour l'expert-comptable

Boutiques en ligne

• Modules WooCommerce, PrestaShop et Magento à télécharger, reliés en collant un jeton
• Chaque commande payée devient une facture émise par ClientZen, une seule fois, avec son encaissement
• Remboursement de la boutique → avoir
• Ce qui ne se facture pas juste (devise, hors de France, TVA inconnue, article absent) est mis à examiner, jamais deviné
• Catalogue et stock : vous choisissez qui fait foi
• Boutique ClientZen intégrée : vitrine par société, commande sans compte, paiement en ligne ou virement, sur votre propre domaine
• Abonnement mensuel réglé d'avance sur le wallet

Agents IA

• Neuf agents : recouvrement, suivi commercial, courrier, prospection, comptabilité, support, qualité des données, achats, et un chef d'équipe
• Ils lisent vos données avec vos droits et proposent ; rien ne part sans votre validation
• À la demande, selon un horaire, sur un événement ou en suivis complets
• Validation depuis le téléphone et sur WhatsApp

Rencontrer l'équipe d'agents

Pages d'atterrissage

• Pages construites par blocs à partir de modèles : prospects, prise de rendez-vous, artisan, thérapeute
• Formulaire relié à vos clients : chaque demande devient un prospect, avec son consentement
• Prise de rendez-vous et bouton WhatsApp intégrés à la page
• Versions publiées conservées, aperçu ordinateur, tablette et téléphone
• Statistiques sans cookie : vues, visiteurs, clics et demandes
• Tests A/B sans cookie : votre brouillon contre la version en ligne, verdict donné seulement avec assez de visites
• Votre propre domaine, plan du site, QR code et liens de campagne
• Abonnement mensuel réglé d'avance sur le wallet

Vie associative

• Pour les associations : adhérents, numéro de membre et cotisations annuelles
• Dons et reçus fiscaux au modèle officiel, numérotés et figés, reçu annuel récapitulatif
• État annuel des reçus délivrés pour votre déclaration
• Assemblées générales : convocation, présences, procurations, votes et procès-verbal
• Bénévoles et heures valorisées, subventions avec leurs échéances

Avis clients

• Enquête de satisfaction après une facture réglée, un rendez-vous ou une intervention, ou à la main
• Une note de 1 à 5 et un commentaire, une seule réponse par enquête
• Jamais deux enquêtes rapprochées au même client, refus en un clic
• Note moyenne, taux de réponse, évolution, par prestation et par intervenant
• Alerte à l'équipe sur un avis négatif ; après un rendez-vous, publication sur votre page de réservation seulement avec l'accord du client et après votre relecture

Cartes cadeaux

• Cartes à montant libre, utilisables en une ou plusieurs fois
• Vendues au comptoir ou par facture, envoyées en PDF par e-mail avec leur code
• Utilisées pour régler une facture ou un ticket de caisse
• Deux types selon la règle fiscale des bons : TVA due à l'utilisation ou facturée à la vente
• Solde et échéance suivis carte par carte, dans un journal qu'on ne réécrit pas

Recouvrement

• Un dossier par facture en retard, ouvert de lui-même le lendemain de l'échéance, et vous êtes prévenu
• Chaque relance est préparée — par l'assistant IA, qui adapte le ton à l'historique, ou depuis votre modèle — et ne part qu'après votre validation
• État réel de chaque e-mail et SMS : parti, en échec avec la raison, remis au téléphone
• Promesses de paiement, litiges, pauses, appels, consultation de la facture par le client : tout est au dossier
• Statistiques : montant recouvré, délai, efficacité de chaque étape

Échéancier amiable

• Proposé au client uniquement en cas de retard et au-delà d'un montant que vous fixez
• Acompte, nombre d'échéances et écart paramétrables, accord signé en ligne avec preuve
• Suivi des échéances, paiement en ligne de chacune, rupture automatique et reprise des relances
• La facture n'est jamais modifiée

Achats et fournisseurs

• Fiche fournisseur : conditions de règlement, coordonnées bancaires chiffrées
• Commandes numérotées à l'envoi, PDF transmis au fournisseur, réceptions partielles et écarts constatés
• Factures reçues enregistrées avec leur pièce et jamais renumérotées : c'est la pièce qui fait foi
• Règlements bornés au reste dû, balance âgée fournisseurs, lettrage du compte 401
• Portail fournisseur : il dépose sa facture, vous la validez avant toute écriture

Notes de frais

• Frais avancés par l'équipe avec justificatif photographié depuis le téléphone
• Indemnités kilométriques au barème officiel daté et sourcé
• Validation par un tiers — jamais par son auteur —, remboursement constaté
• Inscription automatique au registre des achats à la date de la dépense

Livre des recettes et registre des achats

• Obligations du micro-entrepreneur, alimentées par vos encaissements et vos tickets de caisse
• Totaux par mois et par trimestre, pièces jointes, import d'un export bancaire simulé avant écriture
• Clôture annuelle figée avec empreinte : une altération se voit
• Exports PDF et CSV datés

Comptabilité et FEC

• Plan de comptes PCG, journaux, écritures en partie double générées depuis vos pièces réelles
• Grand livre, balance, résultat, bilan simplifié, TVA collectée et déductible
• Lettrage clients et fournisseurs, rapprochement bancaire avec écarts expliqués
• Clôture d'exercice avec à-nouveaux, FEC à plat et XML conforme au schéma officiel
• Dossier complet pour l'expert-comptable en un fichier ; la révision et la liasse restent son métier

Votre expert-comptable dans ClientZen

• Accès accordé par vous, société par société, et retirable à tout moment
• Demandes de justificatifs posées directement sur l'écriture, l'opération bancaire, l'achat ou la note de frais
• Réponse dans l'application, par lien personnel reçu par e-mail ou par photo depuis le téléphone, avec relances automatiques
• Revue par mois, par compte et par écriture, qui repasse « à revoir » quand une écriture arrive après
• Anomalies relevées avant la clôture (pièce absente, TVA inhabituelle, doublon, banque non rapprochée) et liste de contrôle de clôture
• L'expert lit, demande, corrige par écritures d'opérations diverses et clôture ; il ne facture, n'encaisse ni ne valide jamais un paiement à votre place
• Portail gratuit pour les cabinets : tous leurs dossiers, pièces en attente et collaborateurs au même endroit
• Lien d'invitation du cabinet à donner à ses clients : l'avantage de bienvenue va au client, jamais au cabinet

Portail client

• Devis, propositions et factures consultables par lien sécurisé
• Compte client par code à usage unique : solde, documents, pièces partagées, tickets
• Paiement en ligne, IBAN copiable, PDF et Factur-X, historique de la facture

Boîte de réception des réponses

• Les réponses de vos clients à vos devis, factures et relances arrivent dans ClientZen, rattachées au client et au document
• Vous répondez depuis ClientZen, dans le même fil de discussion
• Votre boîte est lue en lecture seule : rien n'y est marqué lu, déplacé ni supprimé
• Seuls les messages de vos clients sont conservés, le reste de votre messagerie jamais

Prospection B2B par séquences

• Listes de prospects importées, adresses personnelles écartées par défaut, doublons et désabonnés filtrés
• Séquences d'e-mails : délais, relances dans le même fil, conditions sur le clic, tâches de rappel
• Envoi par votre boîte dédiée, plafond journalier et montée en charge, plage horaire
• Réponses lues automatiquement : la séquence s'arrête dès que le prospect répond ; désabonnement en un clic

WhatsApp

• Deux formules : votre propre compte WhatsApp Business (API officielle de Meta), ou un numéro fourni par ClientZen, prêt à l'emploi
• Les conversations arrivent sur la fiche du client ; un assistant IA peut répondre à partir de votre base de connaissance
• Aucun message sans l'accord du client, enregistré et retiré dès qu'il répond « STOP »
• Réponse libre dans les 24 h qui suivent son message ; en dehors, modèles approuvés par Meta
• Rappels et confirmations de rendez-vous, relances validées par vous, état réel de chaque message (remis, lu, échec)
• Abonnement mensuel débité sur votre wallet ; avec votre propre numéro, Meta vous facture directement vos messages modèles option

Campagnes e-mail et SMS

• Segments (types, étiquettes, prospects), base légale appliquée (consentement, opposition)
• Envoi par lots, désabonnement, mention STOP, plage horaire SMS
• Statistiques : délivrabilité, ouvertures, clics, coût réel, chiffre d'affaires attribué

Automatisations

• Règles « quand… si… alors » : tâche, étiquette, e-mail, webhook signé
• Garde-fous anti-boucle, quotas, historique
• E-mails transactionnels depuis votre propre serveur, modèles versionnés, journal d'envoi

Assistant IA

• Reformulation, synthèse de fiche client, lignes de devis, texte de relance, brouillon de proposition
• Données pseudonymisées avant envoi, aucune action exécutée par le modèle
• Toujours un brouillon relu par vous ; coût réel imputé au wallet

Base de connaissance et tchat

• Articles, questions fréquentes, pages de votre site et documents publiés pour vos visiteurs
• Un widget de tchat à coller sur votre site : l'assistant répond à partir de ces seuls contenus, cite ses sources et dit « je ne sais pas » plutôt que d'inventer un prix ou un délai
• Votre équipe reprend la conversation en direct, ou le visiteur laisse un message hors horaires ; réponses débitées au wallet

Réseaux sociaux

• Publication planifiée sur vos pages Facebook, comptes Instagram, Threads et LinkedIn connectés depuis votre espace
• Texte par réseau dans sa limite réelle, image proposée par l'IA, calendrier éditorial
• File d'envoi qui ne publie jamais deux fois ; statistiques relues chez le réseau, jamais estimées

ClientZen sur votre téléphone

• Application installable depuis le navigateur : rien à télécharger sur un magasin
• Notifications chiffrées de bout en bout, par catégorie, sans montant ni nom sur l'écran verrouillé
• Photographier un justificatif ou une facture fournisseur et en lire les données sur nos serveurs
• Code de déverrouillage : il rouvre l'application, il ne remplace jamais votre mot de passe

E-mails transactionnels et SMS

• Votre propre serveur SMTP ou le nôtre, modèles versionnés, journal des envois avec l'erreur réelle
• SMS transactionnels par plusieurs passerelles, la suivante prenant le relais si la première refuse
• Liste d'opposition, mention STOP, accusés de remise, coût imputé au wallet

Caisse tactile

• Écran d'encaissement, tickets numérotés et chaînés cryptographiquement, duplicatas, annulations tracées
• Règlement en espèces, carte, chèque, titres-restaurant, virement, avoir ou carte cadeau, plusieurs moyens sur un même ticket
• Clôtures journalières, mensuelles, annuelles ; totalisateurs perpétuels ; archives signées vérifiables
• Attestation individuelle de conformité produite par l'éditeur (modèle de l'administration) — aucune certification NF525 n'est revendiquée
• Facture émise depuis un ticket, alimentation du suivi micro

Livraison

• Modes (retrait, livraison, transporteur), frais forfaitaires ou par tranches, franco
• Ligne de frais de port sur la facture, adresse de livraison figée
• Expéditions, numéro de colis, suivi et e-mail au client

API et webhooks

• API REST documentée (OpenAPI), jetons par espace avec portées, idempotence
• Webhooks sortants signés, SDK PHP, JavaScript et Python
• Documentation développeurs publique

Équipe, sécurité, exploitation

• Rôles système et personnalisés, invitations, double authentification, clés d'accès
• Journal d'audit en ajout seul, accès support motivés et visibles
• Sauvegardes chiffrées, export complet de votre espace, conservation légale