Agenda et réservation
Plages horaires, indisponibilités, capacité, délai de réservation, annulation dans un délai que vous fixez. Rappels automatiques pour réduire les oublis.
Logiciel de devis et de factures pour thérapeutes et praticiens
Peu de paperasse, beaucoup de rendez-vous : l'outil doit tenir l'agenda, produire une facture propre et respecter la confidentialité. ClientZen sépare votre espace des autres — base de données et clé de chiffrement distinctes — et vous laisse décider de ce que vous conservez et de ce que vous effacez. Les obligations administratives du régime micro (livre des recettes, seuils, échéances) sont tenues à partir de vos encaissements réels, sans double saisie.
Facturation et cotisations
Factures conformes aux mentions obligatoires, franchise en base si vous y êtes, suivi micro-entrepreneur avec estimation des cotisations et livre des recettes tenu depuis vos encaissements.
Confidentialité
Base de données séparée par espace, chiffrement des champs sensibles par une clé propre à votre espace, journal d'audit en ajout seul, politique de conservation paramétrable et anonymisation contrôlée des prospects inactifs.
Portail client
Le client accède à ses documents par un code à usage unique envoyé à son adresse connue : pas de mot de passe à retenir, pas de compte à créer.
Séances régulières et forfaits
Pour un suivi au long cours, une facture modèle et une périodicité suffisent : la facture se répète d'elle-même, en brouillon à valider ou émise et envoyée automatiquement, et chaque période n'est facturée qu'une fois. Un forfait de séances (par exemple dix séances prépayées) se décompte tout seul à chaque rendez-vous marqué réalisé ; une absence ne décompte rien, et votre client voit ses séances restantes dans son espace.
Suivi d'accompagnement
Sur la fiche de chaque client : motif général, objectifs cochés au fil de l'accompagnement, rythme, séances réalisées et à venir, absences. C'est un suivi d'organisation : ClientZen n'étant pas hébergé chez un hébergeur certifié pour les données de santé, l'écran rappelle de n'y consigner aucune information médicale.
Rendez-vous depuis l'espace client
Votre client se connecte à son espace par un code reçu par e-mail, puis réserve, déplace ou annule ses séances dans le délai que vous fixez, sans ressaisir ses coordonnées. Il y règle l'acompte si vous en demandez un, et y retrouve ses factures.
Tenir ses obligations sans y passer ses soirées
Le livre des recettes se remplit depuis vos encaissements réels — rien à ressaisir — dans l'ordre chronologique, avec le mode de règlement et la référence de la pièce ; il se clôture à la fin de l'année avec une empreinte qui rend toute modification ultérieure détectable. Les échéances Urssaf sont rappelées sept jours avant, avec le chiffre d'affaires encaissé de la période et l'estimation des cotisations.
Questions fréquentes
Puis-je proposer un paiement à la séance ?
Oui : lien de paiement en ligne si vous avez connecté un prestataire, ou virement avec référence pré-remplie et IBAN copiable sur la page du client.
Que devient mon dossier si j'arrête ?
Vos archives restent accessibles en lecture, et l'export complet de l'espace est disponible à tout moment. Une suppression définitive n'intervient qu'après un délai et jamais avant la fin des durées de conservation.
Les données de santé sont-elles hébergées ?
ClientZen n'est pas un hébergeur de données de santé et ne le revendique pas : n'y consignez pas de données médicales. Les notes servent au suivi administratif de la relation.
Puis-je exporter mes données ?
Oui, à tout moment : export complet de l'espace (toutes les tables et les fichiers, avec un manifeste d'empreintes).
Puis-je facturer en ligne ?
Oui si vous connectez un prestataire d'encaissement ; sinon, virement avec référence pré-remplie et rapprochement assisté.