1. Préambule et définitions
Les présentes conditions générales de vente (les « CGV ») régissent la souscription et l'utilisation du service ClientZen, logiciel de gestion commerciale en ligne (CRM, devis, propositions commerciales, factures, encaissements, facturation électronique, rendez-vous, communication) accessible à l'adresse https://clientzen.fr, édité par Jonathan MEDER (Entrepreneur individuel (micro-entrepreneur)) (l'« Éditeur »).
- « Client » : la personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles qui souscrit au Service.
- « Espace » : l'environnement isolé (base de données et clé de chiffrement dédiées) créé pour le Client et ses sociétés.
- « Utilisateur » : toute personne physique autorisée par le Client à accéder à l'Espace.
- « Offre » : le niveau de service souscrit (fonctionnalités et quotas) tel que décrit sur la page Tarifs.
- « Service » : l'ensemble des fonctionnalités mises à disposition en mode SaaS, incluant l'hébergement, la sauvegarde et l'assistance.
- « Crédits » : les unités prépayées en euros portées au compte de crédits (« wallet ») de l'Espace et consommées par les fonctions facturées à l'usage (assistant IA, SMS, envois de campagnes…).
- « Données » : toutes les informations saisies, importées ou générées dans l'Espace par le Client et ses Utilisateurs, dont le Client reste propriétaire et responsable.
2. Objet, champ d'application et acceptation
Les CGV définissent les conditions dans lesquelles l'Éditeur met le Service à disposition du Client. Le Service est réservé aux professionnels (entreprises, indépendants, associations, entités publiques) : le Client déclare souscrire pour les besoins de son activité professionnelle. Les dispositions du code de la consommation ne s'appliquent pas.
La création d'un compte vaut acceptation pleine et entière des CGV et de la politique de confidentialité, dans la version en vigueur à la date d'acceptation. Chaque version est numérotée, horodatée et munie d'une empreinte SHA-256 publiée ; la preuve d'acceptation (version, empreinte, date, adresse IP) est conservée par l'Éditeur. Les conditions générales d'utilisation et l'accord de traitement des données complètent les présentes.
3. Description du Service
Le Service comprend, selon l'Offre : gestion des clients et prospects, pipeline commercial, catalogue, devis et propositions acceptés en ligne avec dossier de preuve, factures, avoirs, acomptes et récurrences, numérotation continue et documents figés à l'émission, génération Factur-X (EN 16931), encaissements et relances, échéanciers amiables, portail client, rendez-vous, campagnes e-mail et SMS, automatisations, API et webhooks, module caisse, livres et comptabilité, fonctions d'assistance par intelligence artificielle, suivi micro-entrepreneur.
L'Éditeur communique de manière explicite sur les limites du Service :
- le logiciel n'est pas certifié NF525 et ne revendique aucune certification ; le module caisse met en œuvre les conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage et permet à l'Éditeur de délivrer, le cas échéant, l'attestation individuelle prévue par la loi ;
- l'Éditeur n'est pas une plateforme agréée de facturation électronique ; le dépôt des factures électroniques suppose le raccordement à une plateforme agréée choisie par le Client, dans les conditions de son propre contrat avec celle-ci ;
- les fonctions d'assistance par intelligence artificielle produisent des brouillons que l'Utilisateur relit et valide ; aucun calcul, taux, numéro, émission ou paiement n'est décidé par l'IA ;
- le Service ne fournit aucun conseil juridique, comptable ou fiscal ; les mentions, taux, barèmes et estimations proposés sont documentés avec leurs sources et restent sous la responsabilité du Client et de ses conseils.
L'Éditeur peut faire évoluer le Service (ajout, amélioration ou retrait de fonctionnalités) sans dégrader substantiellement les fonctions essentielles de l'Offre souscrite. Les fonctionnalités dépendant d'un prestataire tiers (paiement, banque, agenda, SMS, plateforme agréée) ne sont disponibles que lorsque le Client a connecté ledit prestataire.
4. Compte, Espace et période d'essai
La souscription s'effectue en ligne : création d'un compte, vérification de l'adresse e-mail, choix d'une Offre, acceptation des documents contractuels. Un Espace isolé est alors provisionné automatiquement.
Toute nouvelle souscription ouvre une période d'essai gratuite de 14 jours (30 jours pour l'Offre Enterprise), sans moyen de paiement requis. À l'issue de l'essai :
- si un mandat de prélèvement SEPA a été mis en place, l'abonnement à l'Offre choisie démarre automatiquement et la première période est facturée ;
- à défaut, l'Espace passe en lecture seule : le Client peut consulter et exporter ses données, mais aucun document, client ni envoi ne peut plus être enregistré tant qu'une Offre n'est pas souscrite. Il peut souscrire à tout moment depuis « Espace › Abonnement ». Aucune donnée n'est perdue.
Le Client garantit l'exactitude des informations légales de ses sociétés (dénomination, SIREN/SIRET, TVA, adresse, régime fiscal) qui figurent sur les documents émis, et les maintient à jour.
5. Offres, prix et périodicité
Les Offres, leurs fonctionnalités et leurs quotas sont décrits sur la page Tarifs, qui fait partie intégrante des CGV. Les prix sont exprimés en euros ; l'Éditeur relevant de la franchise en base de TVA, aucune TVA n'y est ajoutée (TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts (franchise en base)). Ils peuvent être réglés selon une périodicité mensuelle ou annuelle ; l'abonnement annuel équivaut à dix mois d'abonnement mensuel (deux mois offerts). L'Offre Enterprise fait l'objet d'un devis.
Le Client peut changer d'Offre à tout moment depuis son Espace :
- montée en gamme : effet immédiat ; un complément est facturé au prorata des jours restants de la période en cours, dont la date de fin est conservée ;
- descente en gamme : effet à l'échéance de la période en cours, sans remboursement de la période déjà réglée.
L'Éditeur peut modifier ses prix pour les périodes à venir, moyennant une information du Client au moins trente jours avant la prise d'effet. Le Client qui refuse la modification peut résilier avant cette date ; à défaut, le nouveau prix s'applique au renouvellement suivant.
6. Facturation et paiement
Chaque période d'abonnement donne lieu à une facture émise par l'Éditeur, numérotée dans une série continue, mise à disposition dans « Espace › Abonnement » et adressée par e-mail au propriétaire de l'Espace, accompagnée de sa version électronique (Factur-X). La facture de renouvellement est émise sept jours avant l'échéance de la période.
Moyens de paiement acceptés :
- prélèvement SEPA par mandat électronique signé auprès du prestataire de paiement de l'Éditeur ; les coordonnées bancaires sont saisies sur la page hébergée du prestataire et ne transitent jamais par ClientZen ; le prélèvement est présenté à l'émission de chaque facture ;
- virement bancaire vers le compte indiqué sur la facture, en mentionnant le numéro de facture en référence ; l'Offre est activée à réception effective des fonds ;
- tout autre moyen proposé dans l'Espace au moment de la souscription.
Les factures sont payables à la date d'échéance qui y figure. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.
7. Retard et défaut de paiement
À défaut de paiement à l'échéance :
- l'abonnement passe en statut « échéance dépassée » ; le Client dispose d'un délai de grâce de 15 jours pendant lequel le Service reste pleinement utilisable et des rappels lui sont adressés ;
- passé ce délai, l'Espace est placé en lecture seule : consultation, export et téléchargement des documents restent possibles, toute écriture est refusée jusqu'à régularisation ; aucune donnée ni archive n'est supprimée ;
- conformément à l'article L. 441-10 du code de commerce, des pénalités de retard calculées au taux d'intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de dix points, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sont exigibles de plein droit, sans rappel préalable.
Le rejet d'un prélèvement SEPA replace le Client en paiement par virement ; le Client en est informé et peut mettre en place un nouveau mandat.
8. Crédits prépayés et fonctions facturées à l'usage
Certaines fonctions (assistant IA, SMS, envois de campagnes, et toute fonction expressément signalée) sont facturées à l'usage au tarif unitaire publié dans l'Espace, par débit d'un compte de Crédits prépayés. Le Client alimente son compte par des recharges (minimum 5 €) ou l'achat de packs, chacune donnant lieu à une facture de l'Éditeur ; les Crédits ne sont portés au compte qu'après encaissement.
Le Client peut activer une recharge automatique (seuil et montant à son choix, mandat SEPA actif requis) et une alerte de solde bas. Aucune consommation n'est engagée à découvert : lorsque le solde est nul, la fonction concernée est refusée avec un message explicite, sans jamais bloquer les fonctions incluses dans l'Offre.
Les tarifs unitaires sont versionnés et datés ; toute modification s'applique aux consommations postérieures à sa publication. Les Crédits sont valables pendant toute la durée de la relation contractuelle ; les packs peuvent comporter une date d'expiration indiquée à l'achat. Les Crédits non consommés à la résiliation ne sont pas remboursés, sauf faute de l'Éditeur ou disposition légale contraire. Le relevé mensuel des consommations et l'historique complet des mouvements sont consultables et exportables dans l'Espace.
9. Durée, renouvellement et résiliation
L'abonnement est conclu pour la période choisie (un mois ou un an) et se renouvelle tacitement pour une durée identique, sauf résiliation.
Le Client peut résilier à tout moment depuis « Espace › Abonnement », sans motif ni frais : la résiliation prend effet à la fin de la période en cours, qui reste due et n'est pas remboursée. Jusqu'à cette date, le Service reste pleinement accessible et la résiliation peut être annulée.
L'Éditeur peut résilier l'abonnement en cas de manquement grave du Client (usage illicite, atteinte à la sécurité, impayé persistant au-delà du délai de grâce, non-respect des CGU) après mise en demeure restée sans effet pendant quinze jours, ou sans préavis lorsque le manquement rend impossible le maintien du Service. L'Éditeur peut également mettre fin au Service dans son ensemble moyennant un préavis de trois mois ; les périodes payées non consommées sont alors remboursées au prorata.
10. Réversibilité, conservation et suppression des Données
Le Client peut à tout moment, y compris après résiliation tant que l'Espace existe, exporter l'intégralité de ses Données : export complet (toutes les tables au format JSON Lines, fichiers et pièces jointes, manifeste d'empreintes SHA-256) depuis « Espace › Abonnement », exports CSV, PDF et Factur-X des documents, FEC et dossier expert-comptable.
Après résiliation ou suspension, l'Espace est conservé en lecture seule. Sa suppression définitive (base de données, fichiers, appartenances et clé de chiffrement) intervient au plus tôt trente jours après la fin de l'abonnement, et jamais avant l'échéance de conservation des fichiers soumis à une obligation légale ; le Client en est informé et peut demander la suppression anticipée de ce qui n'y est pas soumis. Le Client est seul responsable de conserver ses exports et de satisfaire à ses propres obligations de conservation (dix ans pour les pièces comptables à compter de la clôture de l'exercice).
11. Obligations du Client
Le Client s'engage à :
- fournir des informations exactes et les maintenir à jour, notamment l'identité légale et fiscale de ses sociétés ;
- garder ses identifiants confidentiels, activer la double authentification pour les comptes à privilèges, gérer les droits de ses Utilisateurs et retirer sans délai les accès devenus inutiles ;
- utiliser le Service conformément à la loi, aux CGU et aux droits des tiers ; ne pas tenter d'accéder à un autre Espace, de contourner les quotas ou d'altérer les mécanismes d'intégrité (numérotation, chaînage, journaux) ;
- respecter la réglementation applicable à sa propre activité : mentions obligatoires, taux de TVA, facturation électronique, collecte du consentement de ses contacts pour la prospection, conservation des pièces ;
- disposer de ses propres contrats avec les prestataires tiers qu'il connecte (paiement, banque, plateforme agréée, agenda, SMS) et en respecter les conditions ;
- assumer seul les contenus qu'il diffuse (documents, e-mails, SMS, pages du portail) et les conséquences des actions de ses Utilisateurs.
12. Obligations de l'Éditeur
L'Éditeur s'engage à :
- fournir le Service avec diligence et selon les règles de l'art, et à en assurer une disponibilité raisonnable, hors maintenances planifiées annoncées dans l'application et cas de force majeure ; aucun niveau de service chiffré n'est garanti dans les Offres standard, un engagement contractuel pouvant être convenu dans l'Offre Enterprise ;
- isoler chaque Espace (base de données et clé de chiffrement propres), chiffrer les données sensibles, journaliser les actions dans un journal en ajout seul, proposer la double authentification et n'accéder à un Espace que sur demande motivée, approuvée par le Client et visible dans son équipe (hors procédure d'urgence, elle-même tracée et notifiée) ;
- réaliser des sauvegardes quotidiennes chiffrées, conservées trente jours, et en tester régulièrement la restauration ;
- informer le Client sans retard injustifié de tout incident de sécurité affectant ses Données, et publier la version, la date et l'empreinte de chaque document contractuel ;
- assurer une assistance par e-mail à l'adresse support@clientzen.fr et depuis l'Espace, aux jours et heures ouvrés.
13. Services tiers et connecteurs
Le Service permet de connecter des prestataires tiers choisis par le Client : prestataires de paiement (encaissement des factures du Client), agrégateur bancaire, plateforme agréée de facturation électronique, agenda externe, prestataire SMS, fournisseur d'intelligence artificielle. Ces prestations sont fournies par les tiers sous leurs propres conditions ; l'Éditeur n'est pas partie à ces contrats et n'en garantit ni la disponibilité ni le résultat.
Les fonds encaissés auprès des clients du Client transitent exclusivement par le compte du Client chez son prestataire de paiement : l'Éditeur ne détient, ne reçoit ni ne conserve jamais ces fonds. Les identifiants d'intégration confiés par le Client sont chiffrés avec la clé de son Espace et ne sont jamais réaffichés.
Lorsqu'un connecteur est fourni en mode « bac à sable », « simulation » ou « en attente », l'Éditeur le signale explicitement dans l'interface ; aucune opération réelle n'en résulte.
14. Propriété intellectuelle
Le Service, son code, ses interfaces, sa documentation et sa marque demeurent la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants. Le Client bénéficie, pour la durée de l'abonnement, d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible du Service, dans les limites de l'Offre souscrite. Toute reproduction, décompilation, extraction substantielle ou mise à disposition de tiers non autorisée est interdite.
Les Données appartiennent au Client. L'Éditeur ne les utilise que pour fournir le Service, en assurer la sécurité et respecter ses obligations légales ; il ne les exploite ni à des fins commerciales ni pour entraîner des modèles.
15. Données personnelles
Pour les Données traitées dans l'Espace, le Client est responsable de traitement et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l'accord de traitement des données (DPA) accessible à l'adresse https://clientzen.fr/juridique/dpa, qui fait partie des présentes. Pour les données des comptes utilisateurs, de sécurité et de facturation de l'abonnement, l'Éditeur est responsable de traitement ; la politique de confidentialité (https://clientzen.fr/juridique/privacy) en décrit les modalités.
16. Responsabilité
L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et est limitée, toutes causes confondues, au montant effectivement payé par le Client au titre des douze mois précédant le fait générateur. Sont exclus les dommages indirects : perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données non exportées, atteinte à l'image, redressement fiscal ou social, sanctions ou pénalités liées à l'activité du Client.
L'Éditeur n'est pas responsable des conséquences d'informations inexactes saisies par le Client, d'un usage non conforme, d'une défaillance des prestataires tiers connectés par le Client, ni de l'interprétation de la réglementation applicable à l'activité du Client. Ces limitations ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive ni aux dommages corporels.
17. Force majeure
Aucune partie ne saurait être tenue responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du code civil, y compris la défaillance des réseaux de télécommunications, de l'hébergeur ou des services d'infrastructure indépendants de sa volonté. Les obligations sont suspendues pendant la durée de l'événement ; si celui-ci dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier sans indemnité.
18. Modification des CGV
L'Éditeur peut modifier les CGV. Toute nouvelle version est publiée sur le site avec son numéro, sa date d'entrée en vigueur et son empreinte ; les versions antérieures restent consultables. Lorsqu'une nouvelle version le requiert, son acceptation est demandée aux Utilisateurs à leur prochaine connexion ; l'acceptation est horodatée et conservée. Le Client qui refuse une nouvelle version peut résilier pour la fin de la période en cours ; la poursuite de l'utilisation au-delà de la date d'entrée en vigueur vaut acceptation.
19. Droit applicable et règlement des litiges
Les CGV sont soumises au droit français. Les parties s'efforcent de résoudre à l'amiable tout différend dans un délai de trente jours à compter de sa notification écrite. À défaut, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège de l'Éditeur, y compris en cas de référé, d'appel en garantie ou de pluralité de défendeurs, sous réserve des règles d'ordre public applicables.
20. Dispositions diverses
Si l'une des stipulations des CGV était déclarée nulle, les autres conserveraient leur plein effet. Le fait pour l'Éditeur de ne pas se prévaloir d'un manquement ne vaut pas renonciation. Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord écrit de l'Éditeur ; l'Éditeur peut le céder à toute entité poursuivant l'exploitation du Service, en informant le Client. Les journaux, empreintes et enregistrements du Service constituent des éléments de preuve recevables entre les parties.
21. Identification de l'Éditeur
Jonathan MEDER (Entrepreneur individuel (micro-entrepreneur)) — 12 rue des Roses, 67350 Kindwiller, France — SIREN 485026975 — SIRET 48502697500071 — TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts (franchise en base) — contact : contact@clientzen.fr — assistance : support@clientzen.fr. Hébergeur : Hostinger International Ltd (VPS) — 61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Chypre — à confirmer.