Livre des recettes du micro-entrepreneur : ce qu’il doit contenir

Une obligation simple, souvent négligée

Le régime de la micro-entreprise allège la comptabilité, mais ne la supprime pas. Tout micro-entrepreneur doit tenir un livre des recettes, et les commerçants doivent y ajouter un registre des achats (source : service-public.fr). Ces documents se présentent en cas de contrôle ; mieux vaut les tenir au fil de l'eau que les reconstituer en urgence.

Ce que doit contenir le livre des recettes

Les recettes encaissées s'enregistrent dans l'ordre chronologique. Pour chacune, la fiche officielle demande d'indiquer :

• le montant et l'origine de la recette, c'est-à-dire l'identité du client ;
• le mode de règlement : chèque, espèces, virement, carte… ;
• les références des pièces justificatives : numéro de facture, note, ticket.

Vous devez aussi faire le total de vos recettes tous les trois mois. Pour les ventes au détail et les services rendus à des particuliers, les recettes de faible montant peuvent être inscrites globalement en fin de journée, selon le seuil indiqué par la fiche officielle.

Point important : c'est la date d'encaissement qui compte, pas celle de la facture. Une facture émise en mars et payée en avril s'inscrit en avril.

Le registre des achats des commerçants

Si vous vendez des marchandises, ou si vous proposez de l'hébergement, vous tenez en plus un registre récapitulatif de vos achats, année par année, qui détaille chaque achat effectué pour votre activité, avec sa pièce justificative (source : service-public.fr).

Les bonnes habitudes

• Enregistrez chaque encaissement au moment où il arrive, pas en fin d'année.
• Gardez les justificatifs : factures, relevés, tickets. Le livre n'a de valeur que s'il renvoie à des pièces.
• Ne corrigez pas en effaçant : si une écriture est fausse, passez une écriture de correction datée. Un livre qui garde la trace de ses corrections inspire confiance.
• Faites un point chaque trimestre : c'est aussi le moment de vérifier vos déclarations de chiffre d'affaires.

Ce que fait ClientZen

Dans ClientZen, le livre des recettes se remplit tout seul à partir de vos encaissements réels : chaque paiement enregistré sur une facture, chaque ticket de caisse, chaque remboursement y entre à sa date, avec son mode de règlement et la référence de la pièce. Une recette encaissée en dehors de ClientZen peut être ajoutée à la main, avec un motif. Les achats se saisissent avec leur justificatif, ou se lisent directement depuis une facture fournisseur en PDF ou en photo. En fin d'année, le livre se clôture : les lignes sont figées et une empreinte permet de vérifier qu'aucune n'a été modifiée depuis. Les exports PDF et CSV sont prêts pour votre comptable.